65% des Français ont déjà refusé un plan de traitement proposé par leur dentiste. Et la question financière n’est pas toujours en cause : souvent, c’est par manque de compréhension des enjeux pour leur santé bucco-dentaire. Or pour accepter des soins, un patient doit impérativement comprendre pourquoi ils sont nécessaires, comment ils vont résoudre son problème et pourquoi vous êtes le professionnel de santé idéal pour lui rendre ce service. Découvrez nos conseils pour optimiser l’expérience de vos patients au sein de votre cabinet, et finalement les conduire à adhérer à vos plans de traitement.

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Étape n° 1 : Accueillir et mettre en confiance

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Dès le premier contact, votre patient doit se sentir en confiance. Si la prise de rendez-vous s’effectue par téléphone, l’accueil de votre assistante doit être aussi respectueux et rassurant que possible. Toutes les informations pratiques nécessaires (pour rejoindre votre cabinet ou garer son véhicule par exemple) doivent lui être communiquées.

Le jour J, à l’arrivée du patient, l’accueil doit, encore une fois, être adapté. Votre patient doit être mis à l’aise. À l’heure du rendez-vous, préférez l’accueillir personnellement et le conduire dans la salle de soins afin de débuter l’entretien pré-clinique. Si c’est votre assistante qui accueille le patient pour effectuer immédiatement une radio panoramique, elle doit expliquer à votre patient pourquoi elle procède ainsi.

Les premières minutes de l’entretien pré-clinique doivent vous permettre de connaître les motivations de sa visite, mais également l’état d’esprit de votre patient. Décodez pour cela le langage non-verbal et adaptez votre posture et votre discours à votre interlocuteur. Si votre patient est manifestement nerveux, montrez-vous particulièrement rassurant.

Étape n°2 : Optimiser la pédagogie au fauteuil

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Optimisez vos chances que votre patient accepte le plan de traitement que vous lui proposez se poursuit lors de l’examen clinique, en évitant absolument les commentaires désobligeants sur sa dentition. Pour autant, ne restez pas mutique. Faites part de vos constatations à votre patient, sans pour autant le bombarder de détails ou de jargon médical qu’il ne maîtrise pas.

Expliquez-lui les étapes de votre examen et, le cas échéant, les forces et les faiblesses éventuelles de sa sphère bucco-dentaire. Adaptez votre niveau de langage au niveau de compréhension supposé de votre patient, sans pour autant simplifier à l’extrême vos explications. Ce travail de pédagogie est fondamental.

Vous utilisez des équipements de haute technologie ? Expliquez-lui pourquoi, et expliquez-lui en l’intérêt, à la fois pour vous et pour lui.

Étape n°3 : Imager votre diagnostic

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Cette étape est bien entendu cruciale : après l’examen clinique, l’étude des radios panoramiques et du dossier de votre patient, vous pourrez établir votre diagnostic et proposer votre plan de traitement. Notre conseil : évitez de le présenter de manière brutale.

Commencez par prendre le temps de lui réexpliquer les problématiques rencontrées. Pour cela, gardez à l’esprit qu’une image vaut mille mots ! Bien sûr, vous pouvez vous appuyer sur la radio panoramique, mais celle-ci est souvent difficile à lire et bien entendu impossible à interpréter pour un profane. Un outil tel que le logiciel développé par Allisone vous offre un outil de communication visuel concret pour pouvoir expliquer de manière détaillée les différents éléments présents sur une radio dentaire. En effet, la solution vous permet de mettre visuellement en évidence les problématiques de votre patient et des illustrations permettant à chacun de comprendre les différents soins. La représentation à la fois complète et simplifiée de ses maux et de particularités dentaires rend accessible et compréhensible votre diagnostic et augmente naturellement et significativement la confiance de votre patient dans votre analyse – et donc votre plan de traitement.  

Étape n°4 : Détailler le plan de traitement

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Le diagnostic facilement présenté et parfaitement compris par votre patient, reste à finaliser la construction de votre plan de traitement et à le lui communiquer. Une fois encore, un outil tel que celui proposé par Allisone vous vient en aide en vous donnant la possibilité de construire de manière rapide et intuitive le plan de traitement de votre choix.

D’un point de vue pédagogique, vous pouvez, lors de la présentation de votre plan de traitement, insister sur l’impact des lésions constatées sur la santé bucco-dentaire à moyen et long termes, mais aussi sur la santé générale et éventuellement sur leur impact psychologique. Allisone vous met à disposition des fiches pédagogiques pour expliquer les différents éléments de manières imagées pour permettre à vos patients de se projeter dans le plan de traitement que vous leurs proposez.

D’une manière générale, il est conseillé d’éviter au maximum l’emploi du « je » et de préférer le « nous » tout au long de la consultation et de l’exposé : cela permettra à votre patient de se sentir davantage acteur de son traitement.

Présentez ensuite l’objectif et le déroulement des soins, en précisant éventuellement, le calendrier que vous envisagez, en expliquant, le cas échéant, pourquoi les soins doivent être fractionnés. Les fiches pédagogiques d'Allisone permettent à vos patients de comprendre concrètement les soins à réaliser et de comprendre pourquoi ils doivent être séquencés.

Pour rappel, votre devis doit être établi par écrit et notamment comporter :

• la description du traitement ou des actes proposés (nature, localisation, matériaux utilisés) ;
• la cotation des actes selon la nomenclature ;
• le montant total des honoraires ;
• la base de remboursement pour l’assurance maladie obligatoire ;
• éventuellement la répartition des coûts de revient de la prothèse et des charges de structure et de fonctionnement ;
• éventuellement la situation géographique du laboratoire de prothèse en charge de votre travail ;
• le panier de soin auquel appartient chaque acte (panier 100% Santé, panier « tarifs maîtrisés » et panier « tarifs libres ») ;
• une partie « information alternative thérapeutique » pour chaque acte avec un reste à charge.

En cas de soins importants engendrant des honoraires élevés, le fait de proposer une entente financière contribuera à l’acceptation de votre plan de traitement.

Enfin, prenez le temps de répondre à toutes les questions et les objections éventuelles de votre patient : vous aurez peut-être, par exemple, à lui ré-expliquer l'évolution des lésions, les soins supplémentaires que leur évolution implique et les enjeux pour sa santé.  

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Étape n°5 : assurer un suivi post-consultation

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Avant de raccompagner votre patient à la sortie de votre cabinet, proposez de lui faire parvenir un email récapitulatif de votre consultation : cette tâche est certes chronophage, mais elle est importante pour permettre à votre patient de prendre la bonne décision à tête reposée, s’il ne l’a pas prise immédiatement.

Notez que les utilisateurs d’Allisone peuvent envoyer très simplement ces messages, qui sont générés automatiquement – mais restent bien entendu modifiables par vos soins. Ils comportent le visuel mis en couleur de la panoramique, les détails du plan de traitement que vous aurez choisi et des fiches explicatives. L'ensemble de ces éléments permettront à votre patient de s'y référer plus tard et autant de fois qu'il le souhaite afin de prendre la décision qui lui semble plus adaptée pour sa santé.

Autre avantage : vous pouvez partager toutes les informations à votre assistante qui est susceptible d’échanger avec votre patient et de répondre à ses questions.

Ajoutez votre devis et invitez votre patient à transmettre celui-ci à son éventuelle complémentaire santé, afin de connaître le montant du remboursement. Incitez-le également à vous recontacter s’il a la moindre question sur votre proposition de traitement. Le fait de vous montrer une fois encore à son écoute et à sa disposition renforcera un peu plus sa confiance en votre implication pour sa santé. 

Dans l’éventualité où c'est votre assistance qui serait contactée par votre patient, il pourra être utile de partager avec elle toutes les informations : les assistantes utilisatrices d’Allisone peuvent accéder aux dossiers patients contenant les éléments mis en évidence sur la radio, mais également le compte-rendu obligatoire, le plan de traitement par dent et les fiches pédagogiques afin d'apporter une réponse complète, précise et parfaitement compréhensible. 

Enfin, proposez de fixer le ou les prochains rendez-vous.

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En vous appliquant à optimiser le taux d’adhésion à vos plans de traitement, vous ne vous contenterez pas d’améliorer la santé de vos patients et d’augmenter votre chiffre d’affaires : la mise en place d’une organisation rigoureuse, d’une communication bienveillante et l’utilisation de technologies de pointe vous permettra de gagner du temps au quotidien et de travailler dans des conditions plus sereines.

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