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February 9, 2024

Gestion du cabinet dentaire et sérénité financière

La faculté dentaire nous apprend les techniques médicales de soins mais elle ne nous apprend pas à être chef d’entreprise. Chef d’entreprise, comptable, RH, expert en sécurité sociale ou mutuelles, technicien informatique, acheteur …. c’est pourtant bien l’ensemble de ces métiers qu’un chirurgien dentiste doit être capable de maîtriser ou superviser dans le cadre d’un cabinet libéral. 

En tant que dentiste mais également chef d'entreprise, vous jonglez avec entre les soins aux patients, la gestion du personnel et une myriade de tâches administratives, laissant peu de temps pour vous plonger dans les subtilités de la gestion financière. Cependant, atteindre la sécurité financière n'est pas une option mais une nécessité pour le succès à long terme de votre pratique et votre propre tranquillité d'esprit.

En maîtrisant le pilotage de votre entreprise, vous créerez une base stable pour votre pratique, vous permettant de poursuivre vos objectifs professionnels et vos aspirations personnelles avec sérénité et confiance.

Pourtant, on se rend souvent compte que les chirurgiens-dentistes, comme beaucoup de professionnels libéraux, n’ont pas reçu la formation nécessaire pour connaître les indicateurs à suivre et ils n’ont pas d’outils pour les piloter de manière précise. 

Gérer une entreprise sans avoir les bons outils ou réflexes de pilotage, c’est comme conduire une voiture sans tableau de bord ou GPS. 

Les notions financières à surveiller pour une bonne gestion financière: 

 Connaître le point mort

La première donnée à avoir en tête est le point mort. Ce point mort, aussi appelé “l’équilibre” se définit de manière très simple, il est le montant à partir duquel son activité devient bénéficiaire. Autrement, le point mort est le point à partir duquel on commence à générer de l’argent. Pour le définir, il faut pouvoir additionner tous ses coûts fixes ( : loyers, remboursement d’emprunts, charges salariales, … ) et ses coûts variables (: factures d’eau/électricité, syndic, entretiens, assurances, ..). Une fois ce montant défini, vous aurez déjà une bonne idée de tout ce qui se soustrait automatiquement du chiffre d'affaires généré. A celà viennent s’ajouter des frais de fonctionnement (stock, commandes de matériaux, impôts, …) qu’il va falloir anticiper. Un chiffre d'affaires trop juste par rapport à de gros engagements financiers peut vous mettre dans une position difficile malgré un très bon chiffre d'affaires. 

Le taux de transformation de ses devis

Très peu de praticiens connaissent exactement le taux d’acceptation de leur devis et une grande majorité à tendance à penser que leur taux est relativement élevé. Aujourd’hui, en France, 65% des patients n’acceptent pas leur plan de traitement. Parmi les 35% restants qui les acceptent, le devis moyen accepté et facturé est d’environ 535€. Compte tenu du prix des différents soins, il y a fort à parier que le devis soit accepté de manière partielle ramenant le taux d’acceptation moyen en France à un niveau relativement bas. Et pourtant, il est tout à fait clé de surveiller ce taux car, d’une part, il est de notre devoir de donner la chance aux patients de se soigner.  D’autre part, c’est le meilleur moyen d’avoir un cabinet sain financièrement qui ne soit pas en risque de fermeture sur les mois ou années à venir .  

Suite à une étude réalisée par Allisone auprès des patients, 56% des patients qui n’ont pas accepté leurs soins lors de leur dernière consultation dentaire ont évoqué, pour motif, ne pas avoir compris l’importance ou l’urgence des soins proposés. La communication patient et la compréhension des soins et de leurs enjeux par le patient est clé pour obtenir son adhésion. Pour faciliter la compréhension de vos patients, équipez-vous d’Allisone pour les aider à voir ce que vous voyez ! 

Son taux horaire

Il y a plusieurs façons de connaître son taux horaire: 

  • Par “le haut” avec le chiffre d'affaires: en divisant simplement votre chiffre d'affaires par le nombre d'heures travaillées. 

Pour connaître le vrai taux horaire de votre travail uniquement pour calculer votre salaire horaire, pensez à déduire toutes les charges du CA avant calcul.  

  • Par “le bas” en utilisant les charges: en faisant la somme de toutes les charges fixes et variables (incluant les salaires) et en le divisant par le nombre d’heures travaillées. 
  • Par actes en divisant le prix d’un acte par le temps nécessaire pour le réaliser. 

Le taux horaire d'un chirurgien-dentiste en France varie généralement entre 45 € et 80 €. L’idée n’est pas forcément de rentrer dans cette fourchette ou de se comparer mais de s’assurer qu’on rémunère son travail et son investissement à sa juste valeur. 

Les pièges à éviter & les bonnes pratiques : 

L’anticipation des fluctuation de charges

Durant vos années de pratique, votre cabinet va vivre et les charges qui vous incombent vont invariablement changer avec la vie de votre cabinet et ses évolutions. En parallèle des chiffres précédemment expliqués, c’est aussi les charges qu’il faudra finement surveiller. 

  1. Les outils vont avoir besoin d’être réparés/maintenus ou remplacés par de nouvelles technologies plus attractives pour vos patients et performantes pour vous dans votre quotidien. En dentisterie, on parle souvent de gros montants et il faudra tenir compte de ces nouvelles charges dans le pilotage de votre cabinet. 
  2. Vos impôts vont évoluer ! En fonction du chiffre d'affaires que vous allez générer, soyez attentifs aux variations d’imposition que cela peut représenter. En effet, si vous faites une excellente année cette année, n’oubliez pas de garder en tête que les impôts l’année prochaine seront en proportion. 

L’anticipation des fluctuation du chiffre d’affaire  

La création d’un cabinet coûte chère et les investissements qui vont y être réalisés au fil des années aussi. Et souvent, une grande partie de celle-ci est financée pour des emprunts bancaires qui, ajoutés au loyer du cabinet, représente une charge conséquente, tous les mois. 

Cependant, vous n’allez pas générer le même chiffre d'affaires chaque mois car

  1. Vous allez vous accorder des vacances de temps en temps et potentiellement fermer le cabinet au mois d'août. Il peut donc être intéressant de connaître son point d’équilibre annuel afin de comprendre comment vous pouvez travailler les autres mois pour vous accorder des vacances sereines. 
  2. Il existe une saisonnalité liée aux vacances des patients ou à la préparation de la rentrée scolaire par exemple qui vont apporter une variation dans la demande des patients qui n’est pas liée à votre propre agenda. 
  3. Vous allez travailler, durant de longs mois, sur des cas complexes qui ne vous règleront qu' à l'issue du travail réalisé. Dans ce cas ci, il est important de pouvoir malgré tout se rémunérer en manageant le flux de nouveaux patients. 

Les bonnes pratiques : 

Chirurgien dentiste est l’un des métiers les plus sujets au burn-out. En effet, c’est un métier particulièrement exigeant qui nécessite , d’une part, une extrême précision et une grande expertise mais aussi, de l’empathie, de l’écoute et beaucoup d’effort à construire avec chaque patient une relation de confiance. Contrairement à d’autres médecines, les soins nécessaires sont invisibles ou, du moins, pas évidents pour les patients et cela implique de faire preuve de beaucoup de pédagogie. A ce premier métier vient s’ajouter la charge de la gestion du cabinet. Il est donc important d’avoir tous les outils en main pour éviter de quitter le cabinet avec, en plus, une pression financière. 

Pilotez votre cabinet comme une petite entreprise, c’en est une !

Pour piloter efficacement une entreprise, il faut des indicateurs. Avoir connaissance de ses indicateurs, souvent assez tangibles et terre à terre, pourront vous permettre d’y voir plus clair dans le pilotage de votre activité. Par exemple: 

  • Un taux horaire très faible sur certains soins pourra peut être vous indiquer qu’il faut faire évoluer certains de vos tarifs. 
  • Un taux de transformation trop faible pourra vous inviter à passer plus de temps sur votre communication patient lors des première consultations. 
  • Un bénéfice trop faible avec de longues journées de travail pourra peut être vous amener à reconsidérer l’intérêt de certains de vos investissements. 
  • Un stock qui mobilise de trop grosses sommes d’argent pourra vous amener à reconsidérer ses volumes ou sa fréquence. 

L’absence de clarté sur ces éléments peut provoquer un manque de contrôle et donc, de sérénité financière. 

Gérez votre patientèle

En fonction de notre situation géographique, les contraintes de gestion de patientèle ne sont pas forcément les mêmes. Cela dit, on peut retrouver quelques bonnes pratiques communes: 

  1. Ne soyez pas forcément à la chasse aux nouveaux patients mais cherchez surtout à avoir un bon taux de soins. Un bon taux de soins est très souvent lié à une bonne communication et à une relation praticien-patient de confiance. Ne négligez pas le temps et l’écoute que vous leur accordez. Un patient satisfait en réfère d'autres ! 
  2. Ne pas fonctionner par “vagues” de nouveaux patients. En fonctionnant par vagues, vous risquez d’être confrontés à un chiffre d'affaires en dent de scie. En effet, avec des nouveaux patients par vagues, vous allez passer plusieurs semaines /mois à soigner l’ensemble des nouveaux patients que vous aurez reçu à une période et vous ne les facturez pas avant la réalisation complète des soins. Le temps que ces soins qui prennent du temps dans votre agenda soient réalisés, vous n’allez pas générer le chiffre d'affaires lié au temps accordé. Pensez donc à accorder une partie de votre temps à l’accueil de nouveaux patients et ce, en flux continue. 
  3. Gardez une trace claire et lisible de vos patients ayant un devis en cours, pensez à les faire rappeler par votre assistante afin de les renseigner, lever leurs doutes et les inviter à faire le choix d’une santé préventive. Gardez en mémoire que les patients n’ayant pas de douleurs ou de symptômes sont souvent assez peu proactifs dans la prise du deuxième rendez- vous. 
  4. Assurez-vous de faire suffisamment de pédagogie à l’hygiène bucco-dentaire et d’avoir le bon retour patient pour les contrôles. 

Soyez efficaces et organisés

La prise en charge d’un patient peut souvent s’avérer très longue. Faites leur gagner du temps en étant: 

  •  efficaces  dans la prise en charge du patient (documents / assurance / Demande de prise en charge / … ). 
  • Rapide dans la prise de rendez-vous et proposition de créneaux pour soigner votre patient rapidement. Gardez en mémoire que les patients n’ont pas particulièrement envie de revenir de nombreuses fois sur de nombreux mois. 
  • Soyez organisés et faites du regroupement d’actes du même type. 

Protégez vous :

En tant que chirurgien dentiste, vous avez obligatoirement une Responsabilité Civile professionnelle qui couvrira les dommages causés à un patient lors d'un acte médical et une Assurance Maladie qui couvrira vos frais de santé, à laquelle peut s’ajouter, éventuellement une mutuelle. 

En complément, vous pouvez davantage vous protéger en ayant: 

  • Une assurance prévoyance en cas d'incapacité de travail, d'invalidité ou de décès et qui vous garantira une couverture en cas d'arrêt de travail, une rente d'invalidité et un capital décès. 
  • Assurance Multirisque Professionnelle qui couvre les dommages aux locaux professionnels, au matériel et aux stocks. Elle vous sera utile en cas de perte d'exploitation, de problèmes juridiques avec une Protection juridique et une assistance en cas de sinistre.

Formez vous aux bases de la gestion d’entreprise:

Être chef d’entreprise n’est pas inné, en revanche, la gestion financière est assez directe et logique.  Il suffit simplement de se former pour connaître les notions de base de gestion et de pilotage d’une entreprise. 

Pour vivre sereinement de votre métier et éventuellement pouvoir travailler un peu moins ou tout autant mais mieux, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un expert pour apprendre à maîtriser les bases de gestion pour voir claire dans vos indicateurs et prendre des décisions éclairées. Christophe Barral, Dentiste Epanoui, peut vous accompagner dans ce chemin grâce à la méthode qu’il a développée depuis plus de 15 ans et éprouvée avec plus d’une centaine de cabinets dentaires en France.

Conduire sans tableau de bord, ce n’est pas infaisable mais cela complique la prise de décision. Il en va de même pour le pilotage de son cabinet dentaire et pourtant, les chirurgiens dentistes, comme de nombreuses autres professions libérales, n’y sont jamais formés lors de leur cursus universitaire. Formez vous, maitrisez vos chiffres clés et prenez des décisions par rapport à ceux ci, vous n’en vivrez que plus sereins !

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