Rendez-vous non honorés : 3 conseils pour limiter les lapins

Les lapins sont particulièrement exaspérants pour les professionnels de santé qui veulent assurer de manière optimale leur mission de soin. Découvrez nos stratégies pour limiter ces rendez-vous non honorés qui perturbent l'emploi du temps millimétré des dentistes.

Plus de neuf professionnels de santé sur dix sont confrontés aux “no-show”, ces rendez-vous non honorés qui font perdre jusqu’à 40 minutes de consultation par jour.* On ne vous l’apprend pas : ces lapins ternissent le quotidien de dentistes qui œuvrent chaque jour pour répondre à une demande de soins toujours croissante et plus urgente. 

Programmer des rappels systématiques des rendez-vous

L’oubli est, selon un sondage, la première cause de non présentation des patients. Pour limiter ces ratés de bonne foi, les cabinets dentaires dotés d'assistantes suffisamment disponibles peuvent organiser un rappel systématique par téléphone, 48h avant le rendez-vous. Principales cibles de ces rappels manuels : les nouveaux patients et les habitués des “lapins”. 

Depuis quelques années, cette mission fastidieuse peut également être automatisée grâce aux logiciels de rendez-vous en ligne. Le géant du secteur Doctolib promet, par exemple, une baisse de 30% du nombre des rendez-vous non honorés grâce à l’envoi de SMS à chaque patient 7 jours puis 2 jours avant le rendez-vous. Pour information, la souscription à la plateforme incluant cet outil de réduction des “no-show” coûte environ 130€ par mois. 

Si vous avez la possibilité de personnaliser vos rappels par email ou SMS, pensez à utiliser un mode conversationnel et explicite : cela augmente la lisibilité de votre message et incite à répondre, d’un simple clic. Vos patients doivent savoir pourquoi il est important de prévenir le cabinet dès que possible en cas d’empêchement. Rappelez-leur clairement qu’un autre patient pourra bénéficier de vos soins à leur place. Vous pouvez par exemple indiquer : “Bonjour, nous vous rappelons votre rendez-vous au cabinet dentaire du Dr Martin, mercredi 1er juin à 14h30. En cas d’empêchement, contactez-nous rapidement pour annuler ou reporter votre consultation. D’autres patients en attente de rendez-vous pourront profiter de votre créneau. Merci !” 

Insister sur l’importance des rendez-vous de contrôle annuel

Vos patients doivent avoir pleinement conscience que leur état de santé bucco-dentaire a un impact sur leur santé générale, et savoir qu’une visite bi-annuelle n’a rien d’accessoire : une vérification régulière de l’état de leurs dents, de leurs gencives et de leurs implants ou couronnes permet de détecter précocement d’éventuelles pathologies. Informez par exemple vos patients du fait que soigner une carie est moins invasif lorsqu’elle est débutante que lorsqu’elle a touché le nerf.

Si la phobie du dentiste est en net recul, nombreux sont les patients encore réticents à franchir la porte de votre cabinet s’ils n’en ressentent pas l’urgence. Leur vécu au sein de votre cabinet est déterminant pour leur engagement dans le suivi de leur santé bucco-dentaire. Vos leviers pour optimiser la fameuse expérience-patient ? La qualité de l’accueil, l’empathie, l’écoute et la pédagogie. 

Vous pouvez aisément faire passer des messages de prévention via des dispositifs d'affichage dans votre salle d’attente et votre salle de soins. Et ne jamais hésiter à marteler l’importance de ce suivi à l’occasion de chaque consultation : vous êtes le mieux placé pour encourager vos patients à honorer ces rendez-vous qui permettent de limiter la dégradation de la santé bucco-dentaire. 

Pour aider vos patients à optimiser leur suivi bucco-dentaire, proposez-leur de planifier leur prochain rendez-vous dès la fin de la consultation du jour… et n’oubliez pas de les relancer au moins 48h à l’avance pour vous assurer qu’ils ne vous ont pas oublié ! 

Consacrer davantage de temps pédagogie au fauteuil pour augmenter l’adhérence au plan de traitement 

Pour éviter que vos patients n’annulent (sans prévenir) ou ne reportent leur rendez-vous en cours de traitement, ils doivent également savoir pourquoi leurs soins se déroulent en plusieurs étapes et à intervalles définis. Ils doivent également avoir en tête le fait que les soins ne doivent pas être différés : plus on attend, plus la dent se dégrade et le traitement s’alourdit. Enfin, vos patients doivent comprendre l’objectif et la nature de vos interventions à chaque consultation. 

Encore une fois, votre meilleure alliée pour éviter les lapins est donc la pédagogie. Cet exercice qui consiste à vulgariser des informations parfois complexes peut être largement facilité grâce aux outils à la pointe de la technologie. En vous offrant une seconde analyse de vos radios panoramiques et une aide à la construction de votre plan de traitement, l’intelligence artificielle d’Allisone facilite votre travail de pédagogie au fauteuil. L’IA vous accompagne dans cette étape fondamentale qui assure la prise de conscience de vos patients : leur adhérence au plan de traitement et leur assiduité aux rendez-vous sont indispensables pour que les soins soient les meilleurs possibles.

Chaque précieuse minute consacrée à soigner votre relation à vos patients contribue à les rassurer sur votre professionnalisme et sur votre engagement à prendre soin de leur santé bucco-dentaire. S’ils vous savent impliqués, ils le seront davantage… 

L’amélioration de l’expérience patient ne profite pas seulement à la santé bucco-dentaire de la population : elle profite également aux chirurgiens-dentistes qui peuvent travailler plus sereinement. 

*Source: étude Odoxa 2019